Aufgrund der Dynamik des Bauprozesses kann es trotz gewissenhafter Planung zu einer Vielzahl an Abweichungen vom ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang kommen. Jede dieser Abweichung gegenüber den vereinbarten Zielwerten wird in der Projektänderungsevidenz protokolliert. Dadurch werden alle Projektänderungsanträge chronologisch gespeichert und können später jederzeit nachvollzogen und analysiert werden.
Die Projektänderungen können ausführlich beschrieben und die Auswirkungen auf die Kosten (zu erwartende Mehr- und Minderkosten) und Termine (für Planung und Ausführung) festgehalten werden. Oftmals sind von einer Projektänderung mehrere Gewerke betroffen. Eine Leistungsänderung (kann entweder Mehr- oder Minderkosten hervorrufen) verändert das aktuelle Budget.
Eine genehmigte Projektänderung kann in weiterer Folge eine Reihe von Nachtragsofferten auslösen, die bei Auftragserteilung zu einem oder mehreren Zusatzaufträgen führen. Dieser Prozess wird in COOR durchgehend abgebildet.
Eine Auswertung der Projektänderungen nach Verursacher und Änderungsgrund (Kategorien sind beispielsweise Bauherrnwunsch, Nutzerwunsch, Behördenauflage etc.) dient als wertvolle Grundlage zur späteren Analyse der Kostenentwicklung.
Jede Projektänderung wird einem Freigabeprozedere unterzogen. Die Anzeige des aktuellen Status (beantragt/genehmigt/abgelehnt/hinfällig etc.) jeder einzelnen Änderung bietet dem Bearbeiter eine tolle Übersicht und Kontrolle.
Im integrierten Dokumentenmanagementsystem werden direkt bei jeder Projektänderung alle wichtigen digitalen Originaldokumente (PDF, DOC, XLS etc.) und E-Mail-Nachrichten gespeichert. Durch einen einfachen Klick öffnet sich sofort das entsprechende Dokument.
