Die einlangenden Rechnungen werden entweder in der zentralen Rechnungsevidenz oder direkt beim Auftrag erfasst. Abhängig von der Rechnungsart werden automatisch sämtliche Auftragskonditionen, wie Nachlässe, Abzüge, Rücklässe und Einbehalte, sowie die entsprechenden Zahlungs- und Prüffristen übernommen.
Durch das Workflow-Managementsystem kann das oftmals von Projekt zu Projekt abweichende Freigabeprozedere direkt abgebildet und gesteuert werden. Häufig werden die Rechnungen, sobald Sie erfasst sind, hintereinander von Örtlicher Bauaufsicht, Projektsteuerung und Auftraggeberseite geprüft und freigegeben. COOR bietet hier eine optimale Übersicht und sichere Kontrolle: Sie erkennen sofort, in welchem Status (ungeprüft, Prüffrist ausgesetzt, freigegeben, storniert etc.) sich eine Rechnung gerade befindet, wer für die weitere Bearbeitung verantwortlich ist und die verbleibende Prüffrist.
Durch Eingabe der geprüften Rechnungssumme werden automatisch alle Rechnungspositionen gegebenenfalls unter Berücksichtigung bisherigen Abschlagsrechnungen berechnet. Diese Rechnungspositionen können für die gegenständliche Rechnung geändert und zusätzlich z.B. Abzüge angegeben werden.
Kontrolle und Sicherheit bietet hier das Projekt-Cockpit! COOR zeigt Ihnen in einer kompakten Übersicht alle nicht freigebenen Rechnungen sortiert nach Fälligkeit auf.
Im integrierten Dokumentenmanagementsystem werden direkt beim Auftrag alle wichtigen digitalen Originaldokumente (PDF, DOC, XLS etc.) und E-Mail-Nachrichten gespeichert. Durch einen einfach Klick öffnet sich sofort das entsprechende Dokument.
Bauschadensevidenz und Gegenverrechnungen:
Sämtliche Bauschäden sollten laufend (am Besten von der Örtlichen Bauaufsicht) in COOR erfasst und kategorisiert werden. Dabei wird bei einem zuordenbaren Bauschaden die Gegenverrechnungen dem Auftrag zugeordnet, dessen Rechnungssumme gemindert werden soll.
